Bijlage: Functionele omgeving
In deze bijlage worden de belangrijkste functies van keurmerken en certificaten besproken in relatie tot de volgende verwante en alternatieve instrumenten, alsmede hun sterke en zwakke kanten, en de mogelijkheden voor afstemming en samenwerking.
- aankoopinformatie & keurmerken
- advisering, ondersteuning & certificatie
- inkoop, aanbesteding & certificatie
- inspectie & productcertificatie
- kwaliteitsborging & systeemcertificatie
- normalisatie & certificatieschema’s
- validatie, verificatie & certificatie
De rol van certificatie in het overheidsbeleid wordt besproken in het hoofdstuk Certificatie.
Aankoopinformatie & keurmerken
Aankoopinformatie ondersteunt potentiële kopers/afnemers/zakenpartners bij de koopbeslissing, en gaat over de eigenschappen en prestaties van het (gecertificeerde) object. Als de informatie afkomstig is van een onafhankelijke bron, en/of wordt gepresenteerd in een voorgeschreven vorm, spreken we over neutrale productinformatie; hiermee wordt reclame uitgesloten van de definitie. In grote lijnen worden drie categorieën van neutrale aankoopinformatie onderscheiden:
- vergelijkend (waren)onderzoek, zoals uitgevoerd door de Consumentenbond en diverse vergelijkingssites; in deze categorie vallen ook ranglijsten, zoals de weging van scholen in het primair onderwijs;
- informatief etiket, zoals de etikettering van voedingsmiddelen, de etikettering van non-food producten, en het wasvoorschrift voor textiel; in deze categorie vallen ook diverse energielabels;
- keurmerken en certificaten – het onderwerp van deze website.
De beperking tot neutrale aankoopinformatie betekent niet automatisch dat de informatie geheel onafhankelijk, juist en volledig is. Zo kan een vergelijkingssite de producent of leverancier een vergoeding vragen in ruil voor een (hogere) positie in de resultatenlijst, kan een textieletiket een strijktemperatuur aanbevelen waar het product niet tegen kan, en kan een keurmerk worden aangetroffen op een (oud) product dat niet meer aan de actuele keuringseisen voldoet of een (nieuwe) uitvoering die nog niet gekeurd is. Veel hangt af van de integriteit, deskundigheid, alertheid e.d. van de verantwoordelijke partij; bij keurmerken en certificaten kan de (niet verplichte) erkenning door de Raad voor Accreditatie worden beschouwd als een bewijs van kwaliteit.
Een vierde – niet neutrale – categorie aankoopinformatie is afkomstig van familie, vrienden en verkooppersoneel, inclusief de op internet te raadplegen gebruikerservaringen. Uit diverse onderzoeken is bekend dat deze informele bronnen, afhankelijk van het product of de dienst en andere omstandigheden, een grotere invloed op de aankoopbeslissing kunnen hebben dan de beschikbare neutrale aankoopinformatie. Verder is bekend dat neutrale informatie het beste wordt benut door hoger opgeleide gebruikers; de lager opgeleiden zijn dus in het nadeel, terwijl een miskoop of verkeerde keuze voor hen relatief veel schadelijker kan zijn voor de portemonnee of de gezondheid. Tot slot is de invloed van reclame, inclusief gesponsorde influencers op internet, niet te onderschatten.
Advisering, ondersteuning & certificatie
Aanvragers en houders van een certificaat kunnen externe adviseurs en ondersteuners inschakelen bij hun voorbereiding op (her)certificatie, zoals:
- consultants, laboratoria, onderzoekinstellingen (bij productcertificatie);
- consultants, adviesbureaus (bij managementsysteemcertificatie);
- docenten, opleidingsinstituten (bij persoonscertificatie).
De ISO/IEC-accreditatienormen eisen dat een gecontracteerde certificatie-instelling (CI) onafhankelijk is van de betrokken adviseurs en ondersteuners, zowel bestuurlijk en organisatorisch (geen personele of contractuele relaties), als op uitvoeringsniveau (geen betrokkenheid van certificatiepersoneel bij advisering en ondersteuning). Overtredingen kunnen zich voordoen als een CI onderdeel is van een concern dat ook een onderzoek-, advies- of opleidingspoot heeft, of een freelancer inzet die afwisselend werkt voor een CI en een adviesbureau of opleidingsinstituut.
De externe adviseurs en ondersteuners kunnen ook zelf een certificaat verwerven. Laboratoria en onderzoekinstellingen kunnen accreditatie aanvragen om hun deskundigheid, onpartijdigheid etc. te demonstreren. Consultants en docenten, evenals de bureaus en instituten waarin ze zich organiseren, hebben veelal eigen erkenningsregelingen, doorgaans verbonden aan de beroeps- of branchevereniging (zie ook de bijlage Overzicht van keurmerken). Kwaliteitsprofessionals kunnen een persoonscertificaat van het Nederlands Netwerk voor Kwaliteitsmanagement (NNK) verwerven. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen houdt registers bij van erkende opleidingen.
Inkoop, aanbesteding & certificatie
Keurmerken en certificaten die zijn gebaseerd op keuringseisen met een welomschreven doel en een breed draagvlak kunnen nuttige hulpmiddelen zijn bij de selectie van leveranciers. Dit geldt bij uitstek voor keurmerken die in het leven zijn geroepen om te fungeren als aankoopinformatie, maar ook andere keurmerken en certificaten zijn bruikbaar bij inkoop en aanbesteding. Accreditatie door de Raad voor Accreditatie (RvA) geeft daarbij extra zekerheid dat het keurmerk of certificaat zijn beloften waarmaakt.
Bij inkoop verdienen keurmerken en certificaten op basis van product- of persoonscertificatie de voorkeur boven managementsysteemcertificaten, omdat systeemcertificatie is gericht op de bedrijfsvoering van de certificaathouder, terwijl product- en persoonscertificatie concreet gaan over de eigenschappen en prestaties van het gecertificeerde object (product, dienst, persoon). Het ISO 9001-certificaat is hierbij het duidelijkste voorbeeld, aangezien dit systeemcertificaat alleen het voldoen aan wet- en regelgeving borgt. Het voldoen aan klantenwensen is ook een verplicht doel, maar de certificaathouder beslist zelf welke doelgroep hij wil bedienen. Andere systeemcertificaten kunnen verder gaan in het opleggen van niet-wettelijke eisen aan de output (product, dienst, persoon), maar ze doen dit via de omweg van het managementsysteem. Systeemcertificatie kan ook meerwaarde hebben als de opdrachtgever de specificaties van de output in het contract opneemt en de opdrachtnemer in staat is gebleken hieraan te voldoen; het systeemcertificaat borgt dan dat de output blijvend aan de specificaties zal voldoen.
Aanbestedingen zijn onderworpen aan wet- en regelgeving, met name de Aanbestedingswet 2012, waarin artikel 2.78a is gewijd aan het opnemen van keurmerkeisen in aanbestedingsvoorwaarden. Dit komt erop neer dat keurmerkeisen die niet wezenlijk zijn voor de opdracht buiten beschouwing moeten worden gelaten, en dat een aanbieder alternatief bewijs mag aanleveren voor het voldoen aan de relevante keurmerkeisen.
Inspectie & productcertificatie
In het hoofdstuk Certificatie is beschreven hoe inspecties onderdeel kunnen uitmaken van certificatiestelsels met gedistribueerde verantwoordelijkheden. De accreditatienorm voor inspecties is ISO/IEC 17020 Conformity assessment — Requirements for the operation of various types of bodies performing inspection (Conformiteitsbeoordeling – Eisen voor het functioneren van verschillende soorten instellingen die keuringen uitvoeren). De Raad voor Accreditatie beschrijft het verschil tussen productcertificatie en inspectie als volgt:
Productcertificatie-instellingen bepalen, net als inspectie-instellingen, of iets aan de eisen voldoet. Dat kunnen producten, diensten of processen zijn. Een belangrijk verschil is dat ze niet alleen een enkel exemplaar of een enkele partij inspecteren, maar ook in het bedrijf zelf rondkijken. Ze gaan daarmee dus een stap verder: hun oordeel geldt ook voor volgende producten, diensten of processen, die niet door hen zijn gecontroleerd. Voldoet een partij bakstenen bijvoorbeeld aan de gestelde eisen? En kunnen we erop vertrouwen dat volgende partijen op dezelfde wijze tot stand komen? Dan mag de fabrikant alle bakstenen van het betreffende beeldmerk voorzien. Een productcertificatie-instelling blijft naderhand wel toezicht houden.
Een inspectie-instelling doet dat niet. Hoewel inspecties niet vallen onder de definitie van certificatie, kan een inspectie wel leiden tot een certificaat. Dit is dan een verklaring van overeenstemming met bepaalde eisen die alleen geldt voor het geïnspecteerde object ten tijde van de inspectie. Als een inspectiecertificaat een geldigheidsduur vermeldt, is dat om aan te geven dat voor de einddatum een nieuwe inspectie moet plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat de eigenschappen van het object in de loop van de tijd kunnen veranderen door slijtage, weersinvloeden e.d. Een voorbeeld is de APK-inspectie van motorvoertuigen.
Kwaliteitsborging & systeemcertificatie
Het doel van managementsysteemcertificatie is het waarborgen dat de certificaathouder voldoet aan wet- en regelgeving en de wensen van klanten, en de gemaakte afspraken nakomt. Het gaat uitdrukkelijk niet om de producten of diensten (output) die worden geleverd, maar om de bedrijfsvoering (het managementsysteem) van de gecertificeerde organisatie. Die moet waarborgen dat de vastgestelde doelen, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit, veiligheid, milieu, of informatiebeveiliging, alsmede het voldoen aan wet- en regelgeving en de wensen van klanten, bij voortduring worden gerealiseerd.
Een managementsysteem kan worden gecertificeerd op basis van een ISO-norm voor systeemcertificatie (bijvoorbeeld ISO 9001) of een ander(e) norm of schema, zoals die van
- Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK);
- European Foundation for Quality Management (EFQM);
- Baldrige Performance Excellence Program.
Er zijn ook besturingsfilosofieën die zich verzetten tegen de instrumentele, dirigistische benadering die soms aan de ISO-certificatienormen en verwante benaderingen wordt toegeschreven. Voorbeelden van dergelijk verzet zijn:
- Terug naar de bedoeling van Wouter ‘t Hart;
- Golden Circle van Simon Sinek;
- Semco Style van Ricardo Semler.
Rond deze scholen zijn echter geen certificatieschema’s ontwikkeld, mede door de aard van de onderliggende filosofie. Wel worden ook deze filosofieën commercieel geëxploiteerd door middel van boeken, advisering, workshops, trainingen e.d.
Een derde groep kwaliteitsgerichte besturingsmodellen wijkt ook af van de benadering van ISO 9001, maar is wel certificeerbaar. Voorbeelden zijn:
Bij deze modellen wordt niet het managementsysteem van de organisatie gecertificeerd, maar een of meer leidende (kwaliteits)functionarissen binnen de organisatie.
Normalisatie & certificatieschema’s
Naast de op deze site veel genoemde ISO/IEC-accreditatienormen en de ISO-normen voor managementsysteemcertificatie spelen ook andere nationale, Europese en internationale normen een belangrijke rol bij certificatie. De Engelse vertaling van norm en normalisatie is: standard en standardization, vandaar dat in het spraakgebruik ook de termen standaard en standaardisatie veel voorkomen.
In Nederland is NEN het normalisatie-instituut dat de officiële Nederlandse normen maakt, en ze voorziet van een NEN-nummer. NEN geeft de volgende definitie van normalisatie:
Normalisatie is het proces om te komen tot een norm. Dit proces is open, transparant en gericht op consensus en vindt plaats in normcommissies die bestaan uit vertegenwoordigers van alle betrokken partijen. Dit gebeurt niet alleen op nationaal niveau, maar ook in Europees en mondiaal verband. Een breed draagvlak is randvoorwaarde. De afspraken komen op basis van consensus tot stand en worden vastgelegd in een document. Dit kan een NEN- of ISO-norm zijn maar bijvoorbeeld ook een praktijkrichtlijn.
NEN is de Nederlandse partner van de Europese normalisatie-instituten CEN (algemeen), CENELEC (elektrotechniek) en ETSI (telecommunicatie), die hun normen voorzien van de code EN, en de mondiale normalisatie-instituten ISO (algemeen) en IEC (elektrotechniek), met de normcodes ISO, respectievelijk IEC. RvA-document T033 over de inhoud van certificatieschema’s zegt over normen (par. 3.2.1):
Indien de conformiteitsbeoordeling plaatsvindt volgens een methode die door een internationaal, regionaal of nationaal normalisatie-instituut is gepubliceerd, kan de analyse van de geschiktheid van de eisen en methoden achterwege blijven.
Dit betekent dat voor de toepassing van een norm met een of meer van de codes NEN, EN, ISO, IEC geen onderbouwing van de geschiktheid vereist is. Bij in eigen beheer ontwikkelde methoden, zoals interne testprotocollen van laboratoria en eigen vragenlijsten voor examens, moet dat wel.
Naast de nationale NEN-normen publiceert NEN ook andere typen afspraken, zoals de Nederlandse Praktijk Richtlijn (NPR, praktische uitwerking van een norm), en de Nederlandse Technische Afspraak (NTA, snel tot stand gekomen eisenstellende afspraak). NEN is ook schemabeheerder voor uiteenlopende onderwerpen, en heeft overeenkomsten met diverse CI’s voor het uitvoeren van de bijbehorende certificatietrajecten. Sinds 2012, toen de Stichting HKZ werd overgenomen, beheert NEN ook de schema’s van het HKZ-certificaat voor zorg en welzijn.
Validatie, verificatie & certificatie
Validatie- en verificatie-instellingen bevestigen de juistheid van informatie verklaard door hun klant door het verzamelen van objectief bewijs over deze claim. De informatie verklaard door de klant kan zijn opgenomen in een rapport, verklaring, voorspelling of projectplan, bijvoorbeeld over energiebesparing, CO2-emissies, maatschappelijk verantwoord ondernemen, en artificiële intelligentie. De RvA licht het verschil tussen validatie en verificatie als volgt toe:
Validatie wordt toegepast op claims met betrekking tot een beoogd toekomstig gebruik of verwachte uitkomst (bevestiging van plausibiliteit), terwijl verificatie wordt toegepast op claims met betrekking tot gebeurtenissen die al hebben plaatsgevonden of resultaten die al zijn verkregen (bevestiging van waarheidsgetrouwheid).
De accreditatienorm is ISO/IEC 17029. Conformity assessment — General principles and requirements for validation and verification bodies. Validatie en verificatie bij testen, inspectie, certificatie of van meetmethoden vallen niet binnen het toepassingsgebied van deze norm.